Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Автоматизированный бизнес имеет массу преимуществ. Благодаря автоматизации вы можете организовать работу с клиентами и сотрудниками, что повысит эффективность работы и размер прибыли. Хотя многие компании стремятся к этому, не у всех это получается правильно.

Например, трудностью может стать приобретение программы, на которую сотрудники отказываются переходить, или медленно ее осваивают. В итоге данную систему используют не на полную, или вообще не используют. Некоторые системы сложно адаптировать под свой бизнес, в итоге приходится разрабатывать собственную программу или приложение, а для этого нужно составить четкое техническое задание для разработчиков. Все это может отнять много времени.

Сейчас мы рассмотрим шаги, которые стоит предпринять на первых стадиях компаниям, стремящимся внедрить в свой бизнес автоматизацию.

1. Для начала определите какие задачи будет решать система автоматизации? Для этого нужно учитывать действия, выполняемые вашими сотрудниками, а также учесть наиболее распространенные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Рассмотрим наиболее распространенные действия, которые часто нуждаются в автоматизации:
• Принятие заявок от клиентов;
• Оформление заказа менеджером, и предоставление счета;
• Принятие заказа и отправка его на производство;
• Увеличение объема производства;
• Получение данных на производство;
• Повышение эффективности производства;
• Управление качеством продукции;
• Окончательное закрытие сделки между менеджером и клиентом.

Конечно рассказать про всё это намного проще, чем осуществить в реальности, тем боле сложно отследить этот процесс от начала и до конца. Поэтому важно уделить внимание созданию единой базы данных и системы машинного зрения, если компания занимается производством. Именно этим компаниям очень поможет компьютерное зрение. Поскольку происходит повышение эффективности производства.

2. Данные и аналитика – это важный инструмент для любого руководителя. Это позволяет работать более эффективно. Поэтому стоит определить какие данные нуждаются в автоматизации. Чаще всего это данные о клиентах, сотрудниках, счетах, и заявках. Не стоит создавать таблицы сразу на все случаи жизни, а только после отшлифовки необходимых данных приступить к созданию новой таблицы, если она необходима.

3. Важно учитывать кому будет доступная информация. Не все сотрудники и клиенты должны иметь этот доступ. Поэтому определите какие группы людей должны владеть той или иной информацией, и с какими данными работают эти группы. Важно иметь функцию редактирования этого доступа.

4. Автоматизация связана с созданием шаблонов, так как многим сотрудникам часто приходится заполнять одни и те же документы, или оформлять одни и те же заказы. Одна из целей автоматизации – экономия времени, поэту важно чтобы большинство документов могли иметь авто заполнение и образцы.

5. Особенно необходимо учесть взаимодействие с клиентами. Здесь автоматизация особенно применима. Важным элементом является рассылка. Есть несколько способов отправлять сообщения клиентам, рассказывая им о бонусах, акциях и специальных предложениях. Один из способов – это собрать базу данных о клиентах по электронной почте, контактам мессенджеров, а также через рассылку в социальных сетях. Кроме того, автоматизировать процесс обслуживания клиентов позволят чат-боты, которые смогут обслуживать покупателей не только быстро, но и в любое время.

6. Автоматизацию можно использовать для напоминаний. Их основная цель – оперативное реагирование на различные процессы. Например, оператор принимает новый заказ, а производственный отдел получит данное уведомление, чтобы приступить к нему. Здесь стоит учитывать какие изменения требуют уведомлений, а также как именно они должны выглядеть.

7. Важным элементом программ для автоматизации бизнеса являются вычисления. Для этого нужно создать специальные формулы расчета стоимости заказов, а также таблицы с вычисляемыми полями. Это снизит количество ошибок при вычислении стоимости.

8. Хотя все компании создают отчеты и без автоматизации, все же необходимы системы мгновенного генерирования. Это не только увеличит достоверность данных, но и скорость их получения. Здесь стоит учитывать какие данные нуждаются во мгновенной обработке и предоставлении отчетов.